Best practices voor change management in regulatory compliance

Het financiële regelgevingslandschap is complex en beweegt vaak snel. Voordat Basel II regelgeving veelomvattender maakte, konden de meeste financiële organisaties rekenen op de invoering van één nieuwe regeling tegelijk. Vandaag komt er vrijwel doorlopend nieuwe regelgeving bij en moeten veel instellingen zich instellen op permanente verandering. Het gevolg is dat financiële instellingen het vaak niet bijbenen. Zonder de infrastructuur om meerdere grote initiatieven tegelijk te beheersen, is het lastig het groeiende aantal nieuwe compliancevereisten in de lucht te houden.

Veel organisaties zijn aangewezen op noodteams en springen van het ene brandje naar het volgende, waarbij zij net op tijd aan de vereisten voldoen. Maar de regelgeving blijft komen. De enige weg vooruit is daarom strategische oplossingen invoeren vanuit de business, terwijl u blijft voldoen aan nieuwe regulatory compliance.

Kies de juiste tooling

Goede tooling helpt u elk onderdeel van uw regelgevingsomgeving beter te begrijpen. Software helpt overzicht te houden, van datastromen en dashboards tot aankomende gebeurtenissen en compliancevereisten, inclusief geautomatiseerde horizon scanning om nieuwe, aankomende regelgevingswijzigingen te vinden. Afhankelijk van wat u gebruikt, horen daar ook bij: automatische signalen om stakeholders op tijd processen te laten starten, voortgangsmetrics inclusief waarschuwingen bij achterstand, en work management-tooling om teams en projecten op één lijn te brengen, ook over afdelingen en vestigingen heen.

Een regulatory team opbouwen

Geen enkele tool vervangt goede processen en goede mensen. Zorg dus voor een stevige basisstrategie voordat u tooling invoert, en dat vraagt om een afdeling of team dat specifiek is ingericht voor regulatory compliance. Dat wordt urgenter naarmate het tempo van nieuwe regelgeving toeneemt: u hebt steeds meer mensen nodig die projecten en compliance door de hele organisatie coördineren, ook waar nieuwe regels overlappen of elkaar tegenspreken.

Meestal moet dit team multidisciplinair zijn: u hebt juridische inbreng nodig om de wet te duiden, businessinbreng om die te vertalen naar activiteiten, en finance. Leg vanaf dag één processen en rollen vast, met heldere verantwoordelijkheden en toezicht, zodat die teams waarde kunnen leveren.

Een team specifiek toewijzen aan regulatory compliance betekent dat u mensen hebt die de benodigde data verzamelen en volgen. U hebt mensen om regelgeving over teams en afdelingen heen te coördineren, om te coördineren en te prioriteren wanneer meerdere regelingen tegelijk op een team of vestiging afkomen, en om werk met hoge prioriteit op te pakken.

Mensen en technologie op één lijn

Tooling helpt u efficiëntere processen te maken en zorgt dat u signalen krijgt over regelgeving, soms al in de consultatiefase. Toch hebt u goede teams en mensen nodig om regelgeving te duiden, juridische eisen te vertalen naar businessvereisten en beide te verbinden met het werk dat daadwerkelijk wordt gedaan. Multidisciplinaire teams brengen business, finance en legal in één team samen, maar u zult compliancebehoeften nog steeds moeten vertalen naar acties in de business en compliancedata moeten terugleiden om te borgen dat aan de juridische eisen wordt voldaan. Het belangrijkste is dat uw team divers is, want de mensen die juridische vereisten kunnen vaststellen zijn zelden dezelfde mensen die zich thuis voelen bij het aansturen van teams. Richt u hierbij op het bepalen van de benodigde verandering op basis van compliance en wetgeving, bereid die verandering voor met strategie en communicatie over de businessbehoefte, beoordeel de impact van de verandering, en gebruik die informatie voor een regulatory roadmap met deadlines en mijlpalen.

Met een regulatory compliance-team op zijn plek kunt u alle aankomende compliance- en regelgevingsvereisten in kaart brengen, zodat betrokken afdelingen altijd weten wat eraan komt. Zodra die frameworks staan, is doorlopende communicatie nodig om teams op één lijn te houden, verkokering te voorkomen en het werk op koers te houden. Tooling helpt daar aanzienlijk bij.

Verandering doorvoeren

Geplande verandering doorvoeren betekent doorgaans dat de verantwoordelijkheid naar de business verschuift, terwijl het legal- en complianceteam wordt geraadpleegd om het werk binnen de vereisten te houden. Daar hoort ook bij dat die vereisten worden bijgewerkt wanneer wetgevers en toezichthouders de wet wijzigen of nieuwe richtsnoeren toevoegen.

Dat is doorgaans haalbaar, mits u mensen hebt die deze wijzigingen volgen, want regelgeving heeft meestal jaren nodig om in werking te treden. In de tussenliggende 2 tot 3 jaar wordt zij bijgesteld op basis van beoordelingen, inbreng en het voortschrijdend inzicht van toezichthouders in het probleem dat zij willen oplossen. Er zijn dus lange doorlooptijden, maar juist daarom is het belangrijk contact te houden met het regulatory compliance-team en de strategie waar nodig bij te stellen.

Staat er eenmaal een goed team, dan is de volgende stap investeren in goede tooling die de besluitvorming ondersteunt. ACT, de RegTech-tak van Ace+ Company, biedt hier een oplossing met dashboards en data-analyse, inclusief software die het gat tussen het duiden en het implementeren van regelgeving helpt overbruggen.

Ace helpt ook bij het inrichten van best-practiceprocessen. Met onze 7-Step Lifecycle ondersteunen wij change management, helpen wij u een regulatory office of team in de business op te zetten en richten wij samen met u de coördinatie van de regulatory activiteiten in uw organisatie in.